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Como elaborar uma ata de reunião

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Como elaborar uma ata de reunião

A ata de reunião é o documento oficial que indica todos os presentes na reunião e relata todos os acontecimentos que ocorreram durante a sua realização. Exige uma escrituração adequada e a assinatura de todos os presentes. Veja como elaborar uma ata de reunião.

Dificuldade
Fácil
Instruções
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    O ideal é manter um caderno de atas, de preferência no formato brochura, de modo que seja perceptível quando uma das folhas for arrancada. Caso opte por escriturar a ata diretamente no computador, mantenha-as arquivadas em um local seguro, para que não sejam facilmente perdidas.

    Inicie a escrituração com o tipo de reunião que será realizada, como no exemplo: "Ata de reunião emergencial da Empresa X". Logo após este título, relate o local e a data de realização da reunião e posteriormente o nome de todos os presentes, com os respectivos cargos e funções dentro da empresa ou estabelecimento. Caso se trate de uma reunião de condomínio residencial, coloque o nome de todos os moradores presentes com o respectivo número do apartamento no qual residam, especificando o síndico, o sub-síndico e os conselheiros administrativos e fiscais.

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    O primeiro parágrafo deve iniciar-se com o horário de abertura ou início da reunião e o nome do responsável pela abertura, como no exemplo: "A reunião teve início às 15h, horário de Brasília, pelo Sr. João José, Diretor Geral da Empresa X". Logo depois, a ata deve conter todos os pontos levantados como assunto da reunião. Ao término da escrituração da ata, é importante especificar quais os pontos foram devidamente abordados e quais não foram, sendo que quanto a estes é necessário explicar o motivo de não terem sido abordados.

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    Após a apresentação dos tópicos e assuntos da reunião, a ata deve demonstrar em uma sequência lógica, clara e objetiva todos os andamentos e ocorrências existentes dentro da reunião. Decisões, eleições, propostas e até mesmo possíveis discussões intercorrentes devem ser cuidadosamente registradas, com o cuidado de se anotar exatamente o presente diretamente envolvido em todas estas situações.

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    Por fim, a ata deve conter o encerramento da reunião e seu horário. O escrivão deverá realizar a leitura da ata na presença de todos e recolher a assinatura dos presentes. A ata manuscrita não deve ser rasurada. Caso haja erros de ortografia, ocorrências ou outros fatos, o ideal é que o escrivão proceda da seguinte forma, ao fim da ata: "Onde se lê o Sr. João foi eleito como presidente da empresa", leia-se: "O Sr. José foi eleito como presidente da empresa".

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