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Como fazer ata de reunião

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Como fazer ata de reunião

Uma ata de reunião é um documento utilizado para formalizar as decisões, sugestões e compromissos que foram discutidos durante um encontro, reunião ou uma negociação seja em empresas, condomínios ou até situações onde um grupo de pessoas aleatórias se reuniu para formalizar um compromisso.

A ata é o documento que comprova a presença das pessoas que participaram e também guarda as informações sobre o compromisso de cada um em relação ao que foi decidido durante a reunião.

Fazer uma ata é algo muito simples, porém é necessário tomar alguns cuidados para não se esquecer de colocar todos os dados necessários para que o documento tenha validade. As atas também podem ser guardadas para futuras consultas para se saber se determinado compromisso foi cumprido ou não pela pessoa responsável.

Para saber como montar uma boa ata de reunião siga os passos abaixo.

Dificuldade
Fácil
Instruções

Coisas que você precisa

  • Um computador
  • Caneta
  • Uma folha de papel
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    A ata de reunião pode ser montada de diversas formas, pode ser feita em um computador ou mesmo feita a mão, porém você não pode se esquecer de colocar todas as informações importantes para a mesma.

    Primeiramente você deve colocar o nome da empresa ou do grupo ao qual a ata se destina. Se for uma empresa, você também pode colocar uma logomarca ou um símbolo que represente a mesma.

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    Em seguida você deve escrever como título “Ata de Reunião” para que a pessoa que manusear o documento saiba do que se trata.

    Coloque também as informações sobre a reunião, por exemplo: nome da cidade onde será ou foi realizada, data, horário de início e horário de término da reunião. Preencha também o local onde ocorreu a reunião, por exemplo: “sala de reuniões do segundo andar” ou “sala de videoconferência”, etc.

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    Escreva em um campo separado o nome de todos os participantes da reunião e deixe um espaço logo em frente para que assinem comprovando a sua presença.

    Este campo é muito importante, pois é por ele que pode-se saber quem foram os participantes da reunião em uma consulta futura.

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    Em seguida, preencha a pauta da reunião, o motivo pelo qual as pessoas se reuniram e os assuntos que serão tratados pelas pessoas como por exemplo: “discutir resultados da gerência”, “definir novo processo de admissão de pessoal” ou “calcular custos para pintura do prédio”.

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    Por último, você deve deixar um campo para preencher as informações sobre as discussões realizadas durante a reunião e inserir os compromissos que foram firmados para elas. Por exemplo:

    Discussão 1: calcular custos para pintura do prédio.
    Compromissos: Sr. Fulano ficará responsável por realizar um orçamento na casa de tintas da esquina para verificar o valor de cada lata de tinta que será utilizada na pintura. Sr. Ciclano ficará responsável por realizar orçamento da mão de obra com pintores que trabalham na região.

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    Feito isto basta imprimir e arquivar o documento em um local seguro para que no futuro seja possível consultá-lo e verificar se o que foi discutido foi realmente cumprido.

Dicas e AVISOS
  • Existem vários modelos de atas de reunião disponíveis na internet, caso você tenha dúvidas em como montar o layout do documento basta baixar um modelo e modificar os dados de acordo com a reunião que será realizada.
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